Programmmanagement &
Project Management Office (PMO)

Weil Transformation eine klare Strategie erfordert

Um Projekte erfolgreich steuern zu können, benötigt es ein gut strukturiertes und auf das Projekt abgestimmtes Programmmanagement und PMO. Oftmals stehen Unternehmen vor der Herausforderung, viele komplexe Projekt- und Transformationsvorhaben gleichzeitig durchführen zu müssen. Zugleich gilt es, verschiedene Aspekte im Blick zu behalten, wie etwa die langfristigen Auswirkungen auf die gesamte Organisation, den hohen Einfluss auf die betriebswirtschaftlichen Prozesse und Funktionen, die Integration verschiedener Disziplinen oder den Widerstand gegen Veränderungen seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Projekterfolg durch Programmmanagement & Project Management Office

Komplexe Projekt- und Transformationsvorhaben erfordern eine klare Strategie, eine stringente Umsetzung, effektives Risikomanagement und Ressourcenplanung sowie ein kontinuierliches Reporting. Programmmanagement und PMO unterstützen bei der Durchführung von Projekten und tragen insbesondere durch Kenntnis und aktivem Management der Erfolgsfaktoren entscheidend zum Projekterfolg bei. Zu diesen Projektvorhaben zählen zum Beispiel Post Merger Integration (PMI), (IT) Carve Out, Unternehmensfusionen und -übernahmen, Target Operating Model sowie SAP S/4HANA-Transformationen. Wir beraten und unterstützen Sie sowohl bei Einzelprojekten als auch bei Programmen und Projektportfolios.

Erfolgsfaktoren komplexer Transformationsvorhaben adressiert durch BDO Programmmanagement & PMO

  • Genaue Projektplanung und Aufsetzen methodischer Gesamtsteuerung
  • Kontinuierliche Unterstützung und Trägerschaft durch Führungskräfte
  • Konsequenter Einbezug der Organisation
  • Transparente und gemanagte Anforderungen
  • Realistische Erwartungen und Umfänge
  • Angemessener Ressourceneinsatz
  • Effektives Risikomanagement und Reporting
  • Kontinuierliche Kommunikation, Kultur- und Change-Management

Programmmanagement

Das BDO Programmmanagement sorgt für die strategische Planung, Koordination und Steuerung mehrerer Projekte, um übergeordnete Unternehmensziele effizient zu erreichen. Das Programmmanagement von BDO gewährleistet eine optimale Projektorganisation, wie beispielsweise die bestmögliche Steuerung und Kontrolle, ein regelmäßiges Reporting, angemessene Qualitätssicherung, kontinuierliche Kommunikation sowie ein gutes Konfliktmanagement, um Risiken im Projekt zu minimieren. Dadurch erfolgt eine professionelle Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen oder Teams. Zudem stellt unser Programmmanagement die Ausrichtung auf ein gemeinsames Ziel in allen Projektphasen sicher, sodass das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann. Das Programmmanagement umfasst vielfältige Themenbereiche – von der fachlichen Konzeption bis zur Umsetzung – und kann je nach Bedarf agil oder traditionell gestaltet werden:

Unsere Leistungen - Programmmanagement

Projektphasen, die typischerweise durch ein Programmmanagement begleitet werden:

Projektaufsatz: Ziele, Ausrichtung und Programmplanung
Konzeption
Implementierung
Stabilisierung

Diese Phasen enthalten folgende Leistungen:

  • Review der bestehenden Vorprojekte, Zielsetzungen und Aufsetzen der Programmplanung und Verantwortlichkeiten
  • Aufsetzung der erforderlichen Integrationsprozesse, Instrumente und Tools
  • Steuerung der Abstimmungen mit den Entscheidern und weiteren Stakeholdern 
  • Identifizierung der Schnittstellen der Projekte
  • Einheitliche Templates und Vorgehensweisen sind für alle Aufgaben anzuwenden
  • Strukturierte Implementierung eines Qualitätssicherungsplans mit klaren Verantwortlichkeiten
  • Einhaltung des Projektumfangs sowie des Zeitplans und des Budgets mittels einer fortlaufenden Änderungskontrolle

Project Management Office  

Das Project Management Office zielt darauf ab, die Durchführung von Projekten sicherzustellen und den Erfolg zu gewährleisten. Es stellt Projektmanagement-Standards, -Methoden und -Prozesse bereit, unterstützt bei der Ressourcenplanung und überwacht die Einhaltung von Richtlinien, um die Komplexität und Abhängigkeiten innerhalb des Projektes zu managen.

Wir verfügen über einen PMO-Ansatz, der sich in der Praxis bei einer Vielzahl von Projekten bewährt hat und auf der Methodik des Project Management Instituts (PMI) basiert. Wir nutzen unser Expertenwissen sowie unsere Methoden und Tools, um Sie in allen Projektphasen professionell zu begleiten. Durch klar definierte Leitlinien, an die Aufgabenstellung angepasste Vorlagen und effiziente Werkzeuge unterstützen wir Sie bei Ihrer Zielerreichung.

Wir unterstützen bei der ganzheitlichen Projektplanung und dem Controlling – von der Zieldefinition über die Termin- und Budgetplanung bis zur Einführung passender Steuerungsmechanismen. Unsere Beratung umfasst die Entwicklung eines belastbaren Business Cases, die Auswahl geeigneter Methoden und Tools sowie die Einrichtung von Governance-Strukturen. Wir definieren mit Ihnen Berichtswege und Gremien, führen Quality Gates ein und prüfen regelmäßig den Projektstatus durch Gesundheitschecks. Im Bereich Budgetmanagement sorgen wir für transparente Kostenplanung und ein effektives Kostencontrolling. So behalten Sie Zeit und Budget jederzeit im Griff.

Wir helfen bei der klaren Definition des Projektumfangs und der Erstellung eines tragfähigen Projektstrukturplans. Durch methodisches Scope- und Ressourcenmanagement sorgen wir für Struktur und Effizienz – inklusive Steuerung externer Dienstleister. Unsere Beratung stellt sicher, dass Arbeitspakete sinnvoll geplant, Abhängigkeiten berücksichtigt und Projektbeteiligte optimal eingebunden werden. Bei Bedarf koordinieren wir auch projektübergreifende Ressourcenanforderungen. So vermeiden Sie Engpässe und stellen die operative Umsetzung sicher.

Wir sorgen für eine reibungslose Projektkoordination und schaffen die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Unser Fokus liegt auf klarer Zieldefinition, Nutzenkommunikation und der Steuerung auf Basis realistischer Zeit- und Ressourcenpläne. Mit etablierten Methoden wie Quality Gates, Soll-/Ist-Analysen und Change-Prozessen sichern wir die Qualität entlang des gesamten Projektverlaufs. So wird Projekterfolg planbar und messbar.

Wir beraten bei der Auswahl und Einführung geeigneter Tools für Reporting, Zusammenarbeit und Risikomanagement – von Microsoft SharePoint über Microsoft Teams bis Microsoft Power BI. Im Risikomanagement entwickeln wir mit Ihnen eine passende Strategie, identifizieren potenzielle Risiken und setzen Maßnahmen zur Kontrolle auf. Zusätzlich etablieren wir ein strukturiertes Berichtswesen inklusive Vorlagen und Kommunikationsprozessen. Stakeholder werden gezielt eingebunden und – falls nötig – auch die interne Revision unterstützt. So schaffen wir Transparenz, Sicherheit und Verlässlichkeit in der Projektdurchführung.


Unsere Leistungen - PMO

PMO ist der Maschinenraum des Projekts: wissen, informieren, managen, führen …

Projektinitialisierung
Projektplanung
Kostenmanagement
Nutzenmanagement
Managen von Abhängigkeiten
Projektgovernance & Reporting
Technologie & Werkzeuge
Risikomanagement
Veränderungsmanagement
Problemmanagement
Qualitätssicherung
Wissensmanagement

Die einzelnen Bausteine und Leistungen des PMO werden in der Programm- und Aufgabenplanung flexibel auf die Projektbedingungen angepasst – Grundlage sind die Ziele und Aufgaben der jeweiligen Kundenanforderungen. Das BDO PMO richtet sich insbesondere an Unternehmenstransformationen im Bereich der Organisations- und Prozessveränderungen sowie IT-Transformationen oder Infrastrukturprojekte.

Hand in Hand für maximalen Erfolg und Leistungsfähigkeit

Das Aufgabenspektrum wird zwischen Programmmanagement und PMO aufgeteilt. Grundsätzlich hat die Programmmanagerin bzw. der Programmmanager aufgrund ihrer bzw. seiner Erfahrung eine führende, steuernde, empfehlende und qualitätssichernde Rolle. Programmmanagerinnen bzw. Programmmanager sind verantwortlich für die Überwachung und Koordination dieser Initiativen sowie für das Management von Ressourcen, Kosten und Stakeholdern. Das PMO unterstützt, koordiniert, trackt und bereitet individuelle Strukturen und Templates vor.

Die Zusammenarbeit des Programmmanagements und PMO geht dennoch „Hand in Hand“. Sie ergänzen sich synergistisch in mehreren wesentlichen Aspekten, die für die erfolgreiche Durchführung von Projekten und Programmen in einem Unternehmen entscheidend sind:

Das PMO sorgt für die Einhaltung von Projektmanagement-Standards und -Methoden, während das Programmmanagement die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens verfolgt. Gemeinsam gewährleisten sie, dass Projekte und Programme auf die Geschäftsziele abgestimmt sind.

Das PMO unterstützt beim effizienten Einsatz von Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg, während das Programmmanagement die Ressourcenallokation über mehrere, miteinander verbundene Projekte optimiert. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Das PMO dient als zentrale Anlaufstelle für Informationen und Best Practices im Projektmanagement, während Programmmanagerinnen bzw. Programmmanager die Koordination zwischen den verschiedenen Projekten sicherstellen. Dies fördert den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zwischen den Teams.

Das PMO definiert Richtlinien und Verfahren für das Risikomanagement, während das Programmmanagement spezifische Risiken identifiziert und steuert, die sich aus der Interaktion der Projekte ergeben. Gemeinsam tragen sie dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Das PMO ist verantwortlich für die Überwachung der Projektleistung und das Reporting an das Programmmanagement, während das Programmmanagement die Fortschritte der Programme bewertet und sicherstellt, dass diese im Einklang mit den strategischen Zielsetzungen stehen. Dies sorgt für einen transparenten Überblick über den Fortschritt und den Erfolg von Initiativen.

Mit unserem Programmmanagement und PMO unterstützen wir Sie bei komplexen Projekten und Transformationen, insbesondere auch hinsichtlich eines erforderlichen Change-Managements im Führen und verantwortlichen Handeln. Dies umfasst u.a. auch Beratung bei der Stakeholder-Einbindung, die Entwicklung einer geeigneten Kommunikationsstrategie sowie Mitarbeiterschulung und -entwicklung.

Weitere Services

Kontaktieren Sie uns!